Numériser consiste à transformer l'image papier ou tout autre support traditionnel de documents en image électronique.

La numérisation comporte les étapes suivantes :

- la scannérisation avec différentes options comme la défi nition (100 à 800 dpi ou ppp=point par pouce, c'est une unité de résolution) et la fi nition (couleur, noir et blanc, niveaux de gris...) ;

- l'indexation : elle consiste à identifi er le document, soit par le nom du fi chier dans Windows Explorer, soit par des caractéristiques plus complètes au sein d'un fi chier Excel ou au sein d'un fichier PDF (Portable Document Format ou format de document portable, l'avantage étant de préserver les polices, les images, les objets graphiques et la mise en forme du document source) ;

- l'archivage sur un support informatique (disque dur, CD, DVD...).
La numérisation concerne tous types de documents et peut s'effectuer à partir de différents supports (papiers, microfi ches, microfi lms, photographies, cassettes magnétiques vidéo ou audio, fi lms...).

- Pour accéder plus facilement et plus rapidement à tous vos documents (dossiers, plans, livres, négatifs, microfi lms...) depuis votre ordinateur ;
- pour optimiser l'espace dans votre logement, votre bureau ;
- pour sécuriser vos informations en cas de disparition de documents (vol, inondation, incendie, catastrophes naturelles...) ;
- pour partager vos informations avec vos collaborateurs, clients, fournisseurs et pouvoir les imprimer où que vous soyez ;
- pour donner valeur probante et date certaine à tous vos documents, y compris vos photographies numériques.

- Papiers d'identité (passeport, carte d'identité, permis de conduire, livret de famille, visas, carte de séjour, cartes de membre, carte d'étudiant, cartes de réduction...). ;

- documents familiaux (contrat de mariage ou PACS, jugement de divorce ou de séparation, actes d'adoption, de donation, reconnaissance de dettes) ;

- factures (mobilier, micro-informatique, extensions de garantie, factures d'hôtel...) ;

- logement (contrat de bail, état des lieux d'entrée et de sortie, quittances de loyer...) ;

- assurances (contrats d'assurance habitation, automobile, professionnelle ; contrat d'assurance décès, d'assurance-vie...).

- voiture (carte grise, factures d'achat, attestation d'assurance, factures de réparation...) ;

- impôts (déclarations de revenus, justifi catifs de réduction, avis d'imposition...) ;

- banque (talons de chèque, relevés de comptes, bordereaux de versement...) ;

- autres (fi ches de paie, carnet de santé, certifi cats médicaux, diplômes...)

Vous pouvez numériser vous-même, en achetant le matériel adapté (un scanner à connecter à un ordinateur), ou faire appel à un service de numérisation qui se chargera de numériser tous vos documents moyennant des tarifs compétitifs (forfaits dégressifs).

Les différents scanners
- Scanner pour format A4 : il doit disposer d'une résolution élevée et permettre une numérisation des documents ultra rapide.
Certains disposent de fonctionnalités très utiles comme la création de fi chiers PDF, la copie et l'envoi par e-mail grâce à une seule touche. Comptez 40 euros.

- Scanner à grand format : pour vos documents de grande taille, optez pour un scanner à plat grand format, fourni avec un panel de logiciels de retouche d'images et de documents.
Comptez plus de 120 euros.

Pensez-y ! Si vous investissez dans un scanner pour numériser les papiers personnels de toute la famille vous pourrez également l'utiliser pour scanner vos photos et en créer une sauvegarde.

Les services de numérisation
Ils assurent la numérisation de tout type de support (papier , diapositive, calque, plaque de verre, négatif, photographie, daguerréotype, micro-fi che, fi lm 8 à 16 millimètres, cassette vidéo...) et de tout type de format (du micro-fi lm au plan A0+ en passant par le format A4).

Tarifs : pour un format A4 en noir et blanc
- de 1 à 500 pages : 0,15 euro l'unité,
- de 501 à 1000 : 0,10 euro,
- de 1001 à 5000 : 0,08 euro,
- plus de 5000 : 0,05 euro.

L'exemple du site e-coffrefort.fr
Un coffre-fort personnel pour conserver à vie vos documents importants : telle est l'idée originale et pratique proposée par le site e-coffre.fr.

Trois offres au choix :
- l'offre solo : vous envoyez n'importe quel document papier dans le coffre-fort, soit en le numérisant, soit par fax ; pour une durée illimitée (coût de l'abonnement : 2,5 euros HT par mois) ;
- l'offre duo : nécessaire pour envoyer des documents électroniques (Word, Excel), cette offre autorise également la programmation d'alarmes : l'alarme vous indique par email la fi n de validité des documents à renouveler (passeport, carte d'identité, vaccination...).
L'abonnement est de 3,5 euros par mois ;
- l'offre pro (6 euros par mois) vous permet en plus de certifi er vos documents (en mentionnant la date du dépôt).
Pour assurer la sécurité de vos documents, e-coffrefort fait appel aux technologies les plus innovantes : cryptage des documents tout au long de l'archivage, systèmes de protection du matériel et des logiciels (par exemple fi rewall qui signifi e pare-feu et qui protège l'ordinateur contre les risques de piratage). L'automatisation des documents vous met à l'abri d'une erreur humaine et garantit la confi dentialité des données.
L'usager doit disposer d'un ordinateur, d'un smartphone (téléphone mobile couplé à un PDA) ou d'un PDA (personal digital assistant, en français assistant personnel) équipé d'un navigateur et relié à Internet.
Attention ! En cas de décès du propriétaire de ce service de sauvegarde, la transmission des éléments du coffre aux ayants droit est assurée par le notaire chargé de la succession.
C'est l'unique personne habilitée à s'en faire communiquer le contenu pour l'exploiter dans le cadre d'une éventuelle succession.

Les autres sites

Archipar : l'archivage pour les particuliers
Site : www.archipar.fr
Tél. : 01 42 04 44 19

Banque Générations
Site : www.banque-generations.com

Formule Copie
Site : http://numerisation.formulecopie.fr/
Tél. 01.69.31.10.50